Aktuelle dienstliche Beurteilungen als Grundlage der Beförderungsauswahl

Dienstliche Beurteilungen bilden die wichtigste Grundlage für eine Entscheidung unter mehreren für eine Beförderung in Betracht kommenden Beamten, also für die Bestenauslese. Dies ist die seit langem herrschende Auffassung und bedarf keines Nachweises anhand von einzelnen Gerichtsentscheidungen.
Sehr oft führt ein Streit um Beförderungsentscheidungen weit hinein in das unübersichtliche Rechtsgebiet der dienstlichen Beurteilung.

Ein wenig dazu ist der AVV zur Bundeslaufbahnverordnung zu entnehmen.

Oft erfolgt die Beförderungsauswahl allein nach dienstlichen Beurteilungen (= "nach Aktenlage")

Unter Umständen kann über eine Beförderung allein "nach Aktenlage", also anhand rechtmäßiger und vergleichbarer dienstlicher Beurteilungen der Bewerber und ohne weiteres Auswahlverfahren, entschieden werden.
In der Praxis ist das ein häufiger Fall, nicht zuletzt bei sog. "Massenbeförderungen". Dann werden Ranglisten erstellt, die für eine Beförderungsaktion oder für einen bestimmten Zeitraum gelten sollen.
Das funktioniert natürlich dann nicht, wenn mehrere Bewerber gleich gute Beurteilungen bekommen haben. Lassen die Beurteilungen keinen signifikanten Eignungsunterschied erkennen, müssen zusätzliche Kriterien herangezogen werden, etwa die Vorbeurteilungen oder das Ergebnis von Auswhlgesprächen.
Wann sind Beurteilungen gleich gut? Wann ist ein so signifikanter Unterschied gegeben, dass eine Entscheidung nach Aktenlage möglich ist?

Wann ist ein Unterschied zwischen Beurteilungen so deutlich, dass er eine Beförderungsauswahl tragen kann?

Es wird in erster Linie auf die Endnote bzw. das Prädikat ankommen, aber die Beurteilungen müssen genauer betrachtet werden.
Ist es ein gutes "A" oder hat der Beamte gerade noch mit Mühe ein "A" erreicht und ist damit nur geringfügig besser als ein Bewerber mit einem guten "B"? Man kann innerhalb der Notenstufen differenzieren, wenn man die einzelnen Kriterien betrachtet.
Das Hamburgische Oberverwaltungsgericht hat sich im Jahr 2021 und zuvor in 2008 mit der Frage befasst, wann die Beurteilungsnoten in einem numerischen System eine Auswahl ohne Vorstellungsgespräche oder Hinzuziehung anderer Kriterien zulassen. OVG Hamburg, Beschlüsse vom 22.07.21 - 5 Bs 139/21 - und vom 15.07.08 - 1 Bs 54/08 -
Die Entscheidungen lassen sich nicht direkt auf andere Beurteilungssysteme übertragen, vermitteln aber einen Eindruck von der Problematik.
Zu einem offensichtlich ganz ähnlichen Beurteiungssystem äußert sich der Verwaltungsgerichtshof Baden-Württemberg in einem Beschluss vom 23.01.17 mit dem Aktenzeichen 4 S 2241/16. Punktunterschiede von 0,07 oder 0,09 hält der VGH BW nicht für signifikant.
Es gibt zu diesen Fragen endlos viel Rechtsprechung von allen möglichen Gerichten, passend zu den vielen unterschiedlichen Beurteilungssystemen. Von grundlegender Bedeutung ist eine Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts vom 29.01.13 (Urteil - 1 WB 60/11 -, veröffentlicht in NVwZ 2013, 1227 ff.).
Sie äußert sich auch zum Verhältnis von Leistungsbewertung und Eignungsprognose.

In einem Beschluss vom 25.06.20 - BVerwG 1 WB 77.19 - legt das Bundesverwaltungsgericht dar, dass es (für Soldaten) Beurteilungen mit einem Unterschied von 0,30 Punkten bei einer 9-Punkte-Skala noch für gleichwertig halten kann.
In jener Entscheidung ist auch dargestellt, wie die Bundeswehr einen sog. Statusvorteil bewertet.

Wie genau die Beurteilungen zu betrachten sind und welche Kriterien der Dienstherr zu berücksichtigen hat, wenn er von einem Beurteilungsgleichstand ausgeht, beleuchtet eine Entscheidung des OVG Lüneburg vom 21.12.16 - 5 ME 151 / 16 -

Bei Gleichstand in den aktuellen Beurteilungen ist nach weiteren Kriterien zu prüfen.

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, weiter zu differenzieren. Auch hierzu äußert sich die soeben erwähnte Entscheidung des OVG Lüneburg vom 21.12.16.

Die gängigste Methode ist wohl folgende:
Gibt es bei den Beurteilungen einen Gleichstand, können Vorbeurteilungen herangezogen werden. Dies ist in einigen Beförderungsrichtlinien ausdrücklich vorgesehen.
Das Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg hat dazu in einem Beschluss vom 08.03.18 - OVG 10 S 76.16 - in RN 9 ausgeführt:
"Danach begegnet es keinen Bedenken, wenn die Antragsgegnerin infolge der Beurteilungsgleichheit aller 65 Beförderungsbewerber der Spitzengruppe nach dem Gesamtergebnis und der inhaltlichen Ausschöpfung der aktuellen dienstlichen Beurteilungen auf die Vorbeurteilungen zurückgreift. Dies entspricht § 33 Abs. 1 Satz 2 BLV. Danach sind frühere Beurteilungen zusätzlich zu den aktuellen dienstlichen Beurteilungen zu berücksichtigen und vor Hilfskriterien heranzuziehen. Der Rückgriff auf frühere dienstliche Beurteilungen ist zulässig, weil sie Aufschluss über die Leistungsentwicklung und ggfs. über das Vorhandensein von in der aktuellen dienstlichen Beurteilung nicht abgebildeten Eignungsmerkmalen geben können (vgl. BVerwG, Beschluss vom 22.11.12 - 2 VR 5.12 -, Rn. 37 m.w.N.). Keineswegs muss sich stattdessen „im Ergebnis … die Wahrnehmung eines höherwertigen Postens immer entscheidend in einem Beförderungsauswahlverfahren auswirken“ (Beschwerdebegründung, S. 6). Vielmehr wäre es rechtlich bedenklich gewesen, wenn die Antragsgegnerin den Leistungsvergleich allein auf die aktuellen dienstlichen Beurteilungen gestützt und sodann bei gleicher Gesamtnote der aktuellen dienstlichen Beurteilung als Hilfskriterium auf die Dauer der Wahrnehmung der Aufgaben eines höherwertigen Dienstpostens abgestellt hätte, ohne die früheren dienstlichen Beurteilungen einzubeziehen (vgl. BVerwG, Beschluss vom 22.11.12, a.a.O.)."

In dem bereits erwähnten Beschluss vom 25.06.20 - BVerwG 1 WB 77.19 - zeigt das Bundesverwaltungsgericht eine andere Möglichkeit auf, wenn es ausführt:

Beschluss vom 25.06.20 - BVerwG 1 WB 77.19 -

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Der Planungsbogen für das Auswahlverfahren stellt ein vom Bundesamt für das Personalmanagement bei der Besetzung von A 16-Dienstposten regelmäßig verwendetes Formular dar, in dessen Rubriken die für das jeweilige Auswahlverfahren maßgeblichen Anforderungskriterien festgelegt werden. Neben "dienstpostenunabhängigen Kriterien", die dem "Katalog bundeswehrgemeinsamer Bedarfsträgerforderungen für militärische Auswahl- und Verwendungsplanungsverfahren im Rahmen des Personalmanagements" (Zentralerlass B-1340/78) entstammen, handelt es sich dabei um "dienstpostenbezogene Voraussetzungen", die der Dienstherr in Ausübung seines Organisationsermessens je nach dem Zuschnitt und den Aufgaben des konkreten Dienstpostens bestimmt. Dem Planungsbogen kommt auf diese Weise die gleiche Funktion zu wie einer Stellenausschreibung (vgl. BVerwG, Beschluss vom 30.04.20 - 1 WB 67.19 - juris Rn. 24), die anders als im Beamtenrecht (§ 8 BBG, § 4 BLV) im Recht der Soldaten nicht vorgeschrieben ist (vgl. BVerwG, Beschluss vom 13.07.15 - 1 WB 12.15 - NZWehrr 2015, 257 <258 f.>).
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Festlegungen des Anforderungsprofils oder einer Aufgabenbeschreibung für den Dienstposten entfalten Bindungswirkung für die Festlegung und Gewichtung der Leistungsmerkmale im Auswahlverfahren; ob die zuständige Stelle ihre Auswahlentscheidung an dem Anforderungsprofil bzw. an der Aufgabenbeschreibung ausgerichtet hat, ist gerichtlich in vollem Umfang überprüfbar (stRspr, vgl. BVerwG, Beschluss vom 30.04.20 - 1 WB 67.19 - juris Rn. 23 m.w.N.). Diese Bindungswirkung gilt nicht nur für die zwingenden Kriterien, die ein Bewerber erfüllen muss, um in den Eignungs- und Leistungsvergleich auf der Grundlage dienstlicher Beurteilungen einbezogen zu werden (oben II. 2. c. aa und bb). Sie gilt vielmehr auch für die im Planungsbogen (nur) als "erwünscht" oder "wünschenswert" bezeichneten Anforderungskriterien. Auch bei ihnen handelt es sich um Festlegungen des Bedarfsträgers, die das Auswahlverfahren durch die Personalführung verbindlich steuern sollen und nicht zu deren Disposition stehen.
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Ob ein Bewerber über eine (nur) "erwünschte" oder "wünschenswerte" Qualifikation verfügt oder nicht, ist zwar für den ersten Schritt des Auswahlverfahrens - der Eingrenzung des Felds grundsätzlich geeigneter Bewerber anhand der zwingenden Anforderungskriterien - irrelevant. Von Bedeutung sind "erwünschte" bzw. "wünschenswerte" Qualifikationen jedoch auf der hier in Rede stehenden Ebene des Vergleichs zwischen zwei oder mehreren grundsätzlich geeigneten und gleichermaßen leistungsstarken Bewerbern. Hier folgt aus der entsprechenden Festlegung im Anforderungsprofil, dass den "erwünschten" oder "wünschenswerten" Qualifikationen gegenüber anderen Gesichtspunkten ein deutlich gesteigertes Gewicht bei der Bestimmung des am besten geeigneten Bewerbers zukommt. "Erwünscht" oder "wünschenswert" bedeutet zwar auch auf dieser Ebene des Eignungsvergleichs nicht in einem schematischen Sinne "zwingend" oder "unmittelbar ausschlaggebend". Jedoch bedarf es triftiger Gründe, wenn ein Bewerber, der ein oder ggf. mehrere "erwünschte" oder "wünschenswerte" Kriterien erfüllt, übergangen und stattdessen ein Bewerber ausgewählt werden soll, der nicht über die "erwünschten" oder "wünschenswerten" Qualifikationen verfügt.

Das Recht der dienstlichen Beurteilung ist immens wichtig in Beförderungsfragen.

Einig sind sich alle: Die dienstliche Beurteilung ist für Beförderungsentscheidungen besonders wichtig.
Dann wiederum ist aber auch zu fragen, welche Anforderungen an die dienstlichen Beurteilungen und deren Aussagekraft zu stellen sind. Wir widmen deshalb dem Recht der dienstlichen Beurteilung eine eigene Abteilung, zu der dieser Link führt.

Beförderungsauswahl ohne dienstliche Beurteilung

Es liegt auf der Hand, dass bei Ersteinstellungen für die Bewerber in aller Regel noch keinerlei dienstliche Beurteilungen vorliegen.
Aber es sind auch andere Fälle denkbar, in denen die beruflichen Leistungen nicht wie üblich beurteilt werden können.
Denken Sie etwa an die Beurlaubung zwecks Verwendung bei internationalen Einrichtungen und Parlamentsfraktionen oder die Inanspruchnahme von Elternzeit und die Freistellung wegen der Mitgliedschaft im Personalrat etc.
Hier kommt es dann zur Fortschreibung der letzten dienstlichen Beurteilung.
Oder man geht sogar wie folgt vor:

OVG NRW, Beschluss vom 19.03.19 - 19 1 B 1301/18 -
Liegt für eine langjährig als Gleichstellungsbeauftragte vollständig freigestellte Beamtin keine aktuelle dienstliche Beurteilung vor und kann die letzte regelmäßige Beurteilung mangels belastbarer Tatsachengrundlage nicht mehr fiktiv fortgeschrieben werden, sind in einem nach dem Prinzip der Bestenauslese durchzuführenden Auswahlverfahren ausnahmsweise die Beurteilungen aller Bewerberinnen und Bewerber unberücksichtigt zu lassen und allein Hilfskriterien heranzuziehen. In diesem Fall ist dem Leistungsgrundsatz bei der Anwendung der Hilfskriterien größtmögliche Geltung zu verschaffen, insbesondere indem der Dienstherr vorrangig auf wissenschaftliche fundierte Verfahren zur Eignungsfeststellung (z. B. strukturierte Auswahlgespräche, Assessment-Center) zurückgreift.

Einzelne Aspekte des Beurteilungsrechts besprechen wir gesondert an anderer Stelle

Problem der Beurteilung nur durch Vergabe von Punkten oder Noten (bzw. Prädikaten) ohne begründenden Text

In die Kritik geraten sind Beurteilungen, welche die Leistung von Beamten bewerten, die auf sog. gebündelten Stellen Dienst verrichten. Dies war für längere Zeit "das" Thema im Bereich "Beurteilung / Beförderungsauswahl".

Selten streitet man noch grundsätzlich über das Thema "Regelbeurteilung oder Anlassbeurteilung".
Die Rechtsprechung - nicht zuletzt des 2. Senats des Bundesverwaltungsgerichts - lässt aber bisweilen eine gewisse Sképsis gegenüber anlassbezogenen Beurteilungen erkennen, insbesondere wenn diese von früheren Beurteilungen erkennbar abweichen.
Das OVG Rheinland-Pfalz hat sich in einem Beschluss vom 01.10.12 - 2 B 10754/12.OVG - geäußert, der abgedruckt ist in IÖD 2012, 254 ff.
Die Zeitschrift IÖD hat der Entscheidung folgenden nichtamtlichen Leitsatz vorangestellt:
"1. Wird über die Vergabe eines Beförderungsamtes ohne Änderung des Dienstpostens nur auf der Grundlage einer Anlassbeurteilung entschieden, so sind an deren Richtigkeit besonders hohe Anforderungen zu stellen. Eine mangelnde Plausibilisierung kann die Notwendigkeit weiterer Aufklärung im Hauptsacheverfahren auslösen."

Unter verschiedenen Gesichtspunkten streitet man sich darüber, wann Beurteilungen wirklich vergleichbar sind, ob eine Vergleichbarkeit erst hergestellt werden muss und ob dies im Einzelfall überhaupt möglich ist.

Ein wichtiger Faktor ist der Beurteilungszeitraum: er muss lang genug sein.

Das Hamburgische OVG fordert einen Beurteilungszeitraum von mindestens einem Jahr.
Das Verwaltungsgericht Hamburg bezieht sich zum Beispiel in einem Beschluss vom 17.10.08 mit dem Aktenzeichen 8 VG 4238 / 07 auf entsprechende Entscheidungen des OVG Hamburg vom 25.04.08, vom 30.05.08 und vom 15.07.08, in denen die Erwartung ausgedrückt wurde, dass die Beurteilungen mindestens den Zeitraum eines Jahres umfassen sollten.
In einem Beschluss vom 19.02.16 - 5 Bs 212/15, juris - hat das Hamburgische Verwaltungsgericht ganz knackig noch einmal ausgeführt:
"Das Beschwerdegericht [also das Hamburgische Oberverwaltungsgericht] verlangt für die hinreichende Aussagekraft einer dienstlichen Beurteilung in ständiger Rechtsprechung einen Beurteilungszeitraum von mindestens einem Jahr (OVG Hamburg, Beschl. v. 28.05.09, 1 Bs 70/09, n.v.; v. 15.07.08, 1 Bs 81/08, n.v.; v. 30.05.08, 1 Bs 62/08, n.v.)."
Diese Rechtsprechung hat das Gericht auch später noch wiederholt bestätigt.

Vielleicht ist aber nicht der in der Beurteilung genannte Beurteilungszeitraum entscheidend, sondern die tatsächliche Dauer der Unterstellung des Beamten unter den Erstbeurteiler.

Andere Oberverwaltungsgerichte urteilen in dieser Frage anders, teils akzeptieren sie auch kürzere Beurteilungszeiträume.

Die Beurteilung muss dem Beamten eröffnet worden sein.

Beschluss des OVG NRW - 1 B 1206/15 - vom 11.02.16

Leitsatz 1:
Der Dienstherr darf eine Beurteilung nur dann als Grundlage einer Auswahlentscheidung heranziehen, wenn sie dem Beamten zuvor eröffnet und damit wirksam geworden ist. Ist der Beamte krankheitsbedingt nicht im Dienst, muss der Dienstherr die Beurteilung bei Bedarf grundsätzlich notfalls postalisch übermitteln.

Vergleichen Sie dazu ggf. auch den Beschluss des VG Kassel, 05.03.2018 - 1 L 2821/16.KS -.

Beachten Sie aber den Unterschied zwischen Eröffnung und Besprechung:

OVG NRW, Beschluss vom 16.10.14 – 1 B 856/14 –, ZBR 2015, 53 = NVwZ-RR 2015, 304 ff.,
wie folgt bestätigt durch OVG NRW, Beschluss vom 12.10.15 - 1 B 918/15 -:

Das Verwaltungsgericht hat insoweit zutreffend auf die Senatsrechtsprechung verwiesen, nach welcher der Dienstherr die dienstliche Beurteilung eines Beamten, die diesem bekannt gegeben, aber noch nicht mit ihm besprochen worden ist, einem Auswahlverfahren zugrunde legen darf, weil die Beurteilung bereits mit der Bekanntgabe wirksam geworden ist und eine allein noch fehlende Besprechung grundsätzlich auch nicht zu ihrer Rechtswidrigkeit führt.

Die Beurteilungen müssen aktuell sein.

Beurteilungen müssen aktuell sein. Anmerkungen dazu.
Der Bundesgesetzgeber hat im Hinblick auf die dienstlichen Beurteilungen der Bundesbeamten eine alte Streitfrage nunmehr ausdrücklich entschieden und geregelt, wann eine Beurteilung noch aktuell genug ist:

§ 22 Bundesbeamtengesetz: Beförderungen

(1) Für Beförderungen gelten die Grundsätze des § 9.
Erfolgt die Auswahlentscheidung auf der Grundlage dienstlicher Beurteilungen, darf das Ende des letzten Beurteilungszeitraums zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung höchstens drei Jahre zurückliegen.

Möglicherweise kann man aber sagen, dass die spätere Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts die Bedeutung der Aktualität etwas in den Hintergrund gerückt hat.

Änderung der Beurteilungen während des Auswahlverfahrens

Beschluss des VGH Kassel vom 26.07.16 - 1 B 883 / 16 -: Änderung einer Beurteilung

Vergleichbarkeit der Beurteilungen (Bewerber mit verschiedenen Dientherren)

VG Freiburg, Beschluss vom 07.12.22 - 3 K 2295/22 -

Die Behörden sind verpflichtet, im Auswahlverfahren den bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablauf objektiv, vollständig, nachvollziehbar und wahrheitsgemäß zu dokumentieren. Insoweit ist durch den Einsatz geeigneter technischer Anwendungen und flankierender organisatorischer Regelungen sicherzustellen, dass auch eine elektronisch geführte Verwaltungsakte alle genannten Anforderungen erfüllt. Dabei muss auch die personale Verantwortlichkeit der jeweils handelnden Person sichergestellt sein und ausreichend dokumentiert werden.

Dienstliche Beurteilungen anderer Dienstherren sind im Auswahlverfahren ein grundsätzlich taugliches Mittel für den anzustellenden Leistungsvergleich. Der Dienstherr muss die dort enthaltenen Aussagen „übersetzen“ und mit Blick auf die unterschiedlichen Zwecke ihrer Erstellung und die dabei angelegten Maßstäbe nach Möglichkeit miteinander „kompatibel“ machen, anschließend auswerten und in der Auswahlentscheidung berücksichtigen (im Anschluss an VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 22.06.21 - 4 S 720/21 -, juris Rn. 31 f.).
Im Einzelfall denkbare Schwierigkeiten entbinden die auswählende Stelle nicht von der Verpflichtung, zunächst sämtliche verfügbare Erkenntnismittel auszuschöpfen (im Anschluss an Hessischer VGH, Beschluss vom 29.06.22 - 1 B 873/22 -, juris Rn. 48 f.).

Falls Sie nun bemerken, dass die viele Theorie Sie wirklich ermüdet, überpringen Sie vielleicht Hinweise auf Gesetze und Beförderungsrichtlinien und wählen unter den folgenden Angeboten: Grundsätze des fairen Auswahlverfahrens Muss jede Stelle ausgeschrieben werden? Bedeutung des Ausschreibungstextes? Die schriftliche Mitteilung von der Ablehnung der eigenen Bewerbung Die Überprüfung ist eilig - innerhalb von 14 Tagen ist einiges zu veranlassen.